領収書の電子化は申請すればできる?なぜ紙の領収書で7年も保管させる?

こんにちは!サブです!

取材費や交通費に、仕事で使うパソコン代に通信費などなど….。アフィリエイターとして始めた当初に比べると経費で使うものって格段に増えていきます。出納帳に入力する作業は全然苦になりませんが、一つの壁にぶち当たっているのが、「領収書の保管場所」です。

これきっと多くの人が思っていると思うのですが、会社の経費で使用した領収書は原本(紙面のやつ)を7年も保存しておかないといけません。僕はまだまだ少ない方だと思いますがそれでも結構な量になるわけです。電子化できたら楽だし領収書を保管する場所もスペースが広げられると思うんだけどなー。正直みんなそう思ってるでしょ!?

っということで領収書の電子化について記事にしておきます。

2017年(平成28年)に少しだけ法改正されていました

引用して紹介しておきます。

①スキャナ装置について、原稿台と一体となったものに限定する要件を廃止
②国税関係書類の受領後、受領者が当該書類に署名を行った上で、3日以内にタイムスタンプを付与
③適正事務処理要件のうち、相互けん制要件及び定期検査要件の緩和

現状はこんな感じです。

僕としては領収書の原本なんて早いところデータ化して、サーバかなんかにタグ付きで管理しておいた方が「目的の領収書をパッと取り出せるしサーババックアップしておけば無くす心配もない」っと思っているので、2017年の法改正でちょっと緩和されたのでこれならいけると踏んで専門家に話を聞いてみました。

ちなみに「①」の意味はスキャナじゃなくても、スマホやデジカメなどで撮影してデータを保存しても大丈夫だよ!という意味です。昨年まではスキャナじゃないとダメという感じでした。

電話して確認したのは税務署の人です。

まず申請が必要で申請承認が降りるのは3ヶ月後

まずは最寄りの税務署に承認の許可を提出しないといけないようです。

思い立ったら誰でも領収書を電子化できるというわけではなく、承認が降りるまで3ヶ月ぐらいかかるらしいので、その承認が降りたあとの領収書は電子化していっても大丈夫とのこと。

3日以内のタイムスタンプが必要(別担当者)

紙でもらった領収書を電子保管するためには、3日以内にタイムスタンプを残さないといけないとのこと。これは領収書を受け取った人以外の人がタイムスタンプをつける必要があるとのこと。

っでそのタイムスタンプってなんですか?って聞いたら「私もよくわかりません….。」という回答が返ってきました。いやー、マジでびっくりですよ。料理人が料理作ってこれなんの料理ですか?って聞かれてわかりませんって答えているのと一緒じゃんw

独自に解説しておきます「タイムスタンプ→アップロードした日付」のことと解釈できます。サーバなどのアップした場合はアップロードの日時のタイムスタンプがつくので、要するに3日以内にアップロードしてくれということでしょう。

その後別担当者が検査をおこなったら原本を破棄していい

その後は経理担当者以外の人がその電子化した領収書を検査して間違いや改ざんがなければ原本を破棄しても大丈夫になるとのことでした。

詳しく聞いてみたら特に期間とかも決まってないらしく、本人以外であれば誰でも良いとのこと。とにかく領収書をもらった当事者じゃなければいいとのことでした。

これは税理士さんでいいでしょうが、税理士さんが全部電子化された領収書をチェックしていくのか….。と考えると骨折れそうだなと思ったりもする。

まとめておくと…..

  1. 電子化するよ!って申請書を提出
  2. 領収書をもらう
  3. 3日以内にタイムスタンプがつくように電子化
  4. 税理士さんや当事者以外にチェックしてもらう
  5. 晴れて紙の領収書を破棄できる

という流れでした。

曖昧さはあるもののスマホのカメラなどでも保存してチェックさえ受ければ原本を破棄することができるので、だいぶ楽になりましたが、このままだと全国の税理士さんが過労でぶっ倒れるなw

ってか早く全面電子化にしてほしいもんやで

っということで簡単にまとめてみましたが、2017年の法改正でここまで領収書の電子化が緩和されていましたが、保存方法にタイムスタンプに第三者のチェックとフワフワしているところが結構多いので、まだまだ浸透することはないでしょう。

領収書を保管するスペースや手間とかを考えたら、そっちの方コストがかかるから、早いところ全面電子化に切り替えた方がスムーズだと思うんだけどな。これはみんなの意見を聴きたいな。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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